¿Qué es el EIN? Definición y concepto
El EIN (Employer Identification Number), también conocido como Federal Tax ID Number o Tax ID, es el número de identificación fiscal que el IRS (Internal Revenue Service) asigna a las empresas en Estados Unidos. Es el equivalente americano al CUIT en Argentina, el RFC en México, o el CIF/NIF en España.
El formato del EIN es siempre de 9 dígitos con este patrón: XX-XXXXXXX (por ejemplo, 82-1234567). Cada LLC recibe un EIN único e irrepetible que la identifica ante el sistema fiscal y bancario estadounidense de por vida.
El EIN es de la empresa (la LLC), no del dueño. Si tienes varias LLCs, cada una tiene su propio EIN. El dueño puede no tener SSN ni ITIN y aún así obtener el EIN para su LLC.
El nombre "Employer Identification Number" puede confundir: no necesitas tener empleados para obtenerlo. Cualquier LLC, incluso de un solo miembro sin empleados, necesita y puede obtener el EIN.
¿Para qué necesitas el EIN? Usos esenciales
Cuenta bancaria en USA
Mercury, Relay, Lili y prácticamente todos los bancos exigen el EIN para abrir una cuenta de negocios.
Stripe y PayPal Business
Para activar un cuenta de Stripe o PayPal Business en USA bajo el nombre de tu LLC, el EIN es obligatorio.
Contratos y facturas
Los clientes corporativos en USA necesitan tu EIN para emitir Form 1099 y cumplir con sus obligaciones fiscales.
Declaraciones al IRS
El Form 5472, el Form 1065 (partnerships) y otras declaraciones ante el IRS requieren el EIN de la LLC.
Amazon Seller Central
Para vender en Amazon USA como vendedor profesional, necesitas el EIN de tu LLC americana.
Proveedores y mayoristas
Muchos proveedores mayoristas en USA exigen el EIN para emitir credenciales de reventa (resale certificate).
Cómo obtener el EIN: opciones para no residentes
El EIN se solicita directamente al IRS mediante el Form SS-4 (Application for Employer Identification Number). El proceso varía según si tienes o no SSN (Social Security Number).
Opción 1: Online (solo para residentes con SSN)
El portal online del IRS (irs.gov) permite obtener el EIN de forma inmediata. Sin embargo, esta opción está disponible solo para quienes tienen SSN o ITIN. Si eres latinoamericano o europeo sin SSN, no puedes usar este portal.
Opción 2: Por fax (para no residentes)
Los no residentes sin SSN pueden enviar el Form SS-4 completo por fax al IRS. El tiempo de procesamiento es de 4 a 6 semanas. El EIN se envía por fax de vuelta al solicitante. Esta es la vía más común para clientes de Start Companies.
Opción 3: Por correo postal
También es posible enviar el Form SS-4 por correo postal. Sin embargo, puede tomar entre 6 y 12 semanas, por lo que no lo recomendamos.
Opción 4: Por teléfono (llamada internacional)
Los no residentes pueden llamar directamente al IRS al número +1 (267) 941-1099 (línea internacional) de lunes a viernes, 6am–11pm EST. Un agente del IRS puede asignar el EIN en la misma llamada si todos los datos son correctos. Requiere hablar inglés con fluidez.
El EIN es completamente gratuito si se solicita directamente al IRS. Si pagas un servicio como Start Companies para gestionarlo, el cargo es por el servicio de trámite, no por el EIN en sí. Desconfía de quienes cobran "tasas del IRS" por el EIN: no existen.
Proceso paso a paso: cómo Start Companies obtiene tu EIN
- Nos proporcionas tus datos: nombre completo, dirección, datos de la LLC (nombre, estado, tipo de entidad) y copia del pasaporte.
- Completamos el Form SS-4: llenamos el formulario con la información correcta en el formato que el IRS requiere para no residentes.
- Enviamos el formulario al IRS: por fax a la línea internacional del IRS. Guardamos confirmación de envío.
- Hacemos seguimiento: verificamos el estado del trámite periódicamente.
- Recibimos el EIN: el IRS devuelve el EIN por fax. Te lo entregamos junto con la carta de confirmación oficial (CP 575 o equivalente).
- Validación: verificamos que el EIN es correcto y está activo en los sistemas del IRS.
El tiempo estimado para este proceso es de 4 a 6 semanas desde el envío del formulario. En períodos de alta demanda (enero–abril) puede extenderse hasta 8 semanas.
Problemas comunes al obtener el EIN para extranjeros
Error en el nombre del responsable (responsible party)
El IRS requiere que el "responsible party" (persona responsable) de la LLC sea el dueño real. Si el nombre en el Form SS-4 no coincide exactamente con el nombre en el pasaporte, el IRS puede rechazar o demorar el trámite.
Dirección incorrecta o extranjera
El Form SS-4 puede aceptar dirección extranjera, pero debe estar correctamente formateada. Una dirección incompleta o con caracteres especiales puede causar problemas.
LLC no activa al momento de la solicitud
El EIN se solicita una vez que la LLC está formalmente aprobada por el estado. Solicitar el EIN antes de que la LLC esté activa puede generar inconsistencias.
Números de fax del IRS desactualizados
El IRS cambia periódicamente sus números de fax. Usar un número desactualizado significa que el formulario llega a un número equivocado y el trámite se pierde.
Existen servicios en internet que cobran entre $200 y $500 USD por "gestionar el EIN de forma urgente" prometiendo obtenerlo en 24 horas para no residentes. Esto es imposible: el IRS no tiene un proceso "urgente" de 24 horas para no residentes. Start Companies cobra una tarifa transparente por el servicio real de gestión, con plazos reales.
Preguntas frecuentes sobre el EIN
¿El EIN caduca o vence?
No. Una vez asignado, el EIN es permanente y no caduca. Incluso si la LLC se disuelve y luego se reactiva con el mismo nombre, el EIN original puede ser reactivado.
¿Puedo cambiar el EIN de mi LLC?
En la mayoría de los casos, no. El EIN está vinculado a la entidad. Si realizas cambios menores (cambio de nombre, cambio de dirección), el EIN se mantiene. Solo en casos excepcionales (cambio de estructura legal fundamental) puede ser necesario obtener un nuevo EIN.
¿Puedo usar el EIN de mi LLC en otro país?
El EIN es un número fiscal de USA. Sin embargo, en muchos países puedes mencionarlo en contratos internacionales como el número de identificación fiscal de la empresa americana. Cada país tiene sus propias reglas sobre documentación extranjera.
¿Qué hago si pierdo mi EIN?
Puedes llamar al IRS Business Tax Line al (800) 829-4933 para recuperar tu EIN. Si tienes la carta original del IRS (CP 575), el EIN está impreso en ella.
¿Necesito un EIN separado para cada actividad de mi LLC?
No. Una LLC tiene un único EIN independientemente de cuántas líneas de negocio tenga. Si necesitas separar actividades legalmente, la solución es crear una LLC separada con su propio EIN.
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Escrito por
Ignacio Navarro
Ignacio Navarro es Contador Público, graduado en 2020 de la Universidad Nacional de Tucumán. Fundador de Start Companies desde 2023, asesora a clientes de todo el mundo en la apertura de LLC en Estados Unidos y en la correcta declaración de impuestos. Su experiencia combina conocimiento legal, fiscal y práctico, ofreciendo un servicio integral que abarca desde la constitución de la sociedad hasta la apertura bancaria e integración de plataformas de ventas.
